Nachhaltige Dienstreisen

#Anwendungsbereich: Mobilität | #Nachhaltigkeitsdimension: ökologisch | #strategische Einordnung: niedrigschwellig/kurzfristig

Worum geht‘s?

Dienstreisen können Sie mit schnell umsetzbaren Maßnahmen auch klimafreundlicher und nachhaltiger gestalten. Generell sind die nachhaltigsten Dienstreisen die, die gar nicht stattfinden und z.B. durch Online-Formate ersetzt werden können.
Aber auch absolut notwendige Dienstreisen können Sie nachhaltiger gestalten, indem Sie für Ihr Unternehmen klare Regeln formulieren, die dem Umweltschutz dienen, wie z.B. der Vorgabe, dass Flüge zu vermeiden und, wenn möglich, durch Bahnreisen zu ersetzen sind. Auch eine bestehende Dienstreiserichtlinie können Sie durch diese Regeln entsprechend anpassen.

Was bringt es Ihrem Unternehmen?

Nachhaltige Dienstreisen tragen zu der Verbesserung Ihrer Umweltbilanz bei, da etwa ein Fünftel der CO2-Emissionen in Deutschland durch Mobilität verursacht werden (Quelle: Umweltbundesamt). Ihr Beitrag zur Reduktion der durch Ihr Unternehmen verursachten CO2-Emissionen ist zum Beispiel auch für Ihre Nachhaltigkeitsberichterstattung von Bedeutung, siehe auch Maßnahme „Nachhaltigkeitsbericht(-erstattung)“.
Durch ein nachhaltiges Dienstreisekonzept können Sie als umweltbewusstes und zukunftsorientiertes Unternehmen punkten, das auch einen eigenen Beitrag zu mehr Umweltschutz und Nachhaltigkeit leistet.
Ein nachhaltiges Dienstreisemanagement können Sie zur effektiven Mitarbeiterbindung nutzen, da für immer mehr Mitarbeitende Nachhaltigkeit ein wichtiges Anliegen im Unternehmen ist, und derartige Maßnahmen daher intern meist begrüßt werden.

Großes CO2-Einsparpotential: Auf der Strecke von Berlin nach München verursacht eine Person folgende CO2-Emissionen je Verkehrsmittel:

Flug: 124 Kilogramm CO2 | PKW: 115,9 Kilogramm CO2 | Linienbus: 13,6 Kilogramm CO2 |
IC oder ICE: 20,9 Kilogramm CO2*

*Berechnung für eine Strecke von 587 km; mehr zur Berechnung unter folgender Quelle: Quarks

Aufwand*

finanziell

In der Regel können die Kosten für Dienstreisen durch klimaschonende Maßnahmen, v. a., wenn die Anzahl der Reisen insgesamt reduziert wird, gesenkt werden, weil dadurch auch Kosten für Hotelübernachtungen, Verpflegung und Geschäftsessen vor Ort entfallen.
In Einzelfällen ist es jedoch möglich, dass durch die Wahl nachhaltigerer Verkehrsmittel (z.B. Bahn statt Flugzeug) auch höhere Kosten entstehen, weil man bei Dienstreisen in der Regel nicht die Flexibilität hat, zu den günstigsten Reisezeiten zu buchen. Hier erfordert es dann das Commitment der Geschäftsführung, ggf. auch bereit zu sein, höhere Reisekosten zu tragen, wenn dadurch mehr zum Kilmaschutz und zur Reduzierung von CO2-Emissionen beigetragen werden kann.

zeitlich

Einmalig zu Beginn: Recherche und Brainstorming zu der Frage, wie Sie Dienstreisen in Ihrem Unternehmen nachhaltiger gestalten und welche konkreten Schritte Sie dazu umsetzen möchten. Hierzu gehört z.B. eine Recherche zu nachhaltigeren Verkehrsmitteln, ggf. auch zu vorhandenen Muster-Dienstreiserichtlinien, die als Beispiele dienen können, sowie, wenn gewünscht, zu Dienstleistern für CO2-Kompensationsprojekte (siehe Erläuterung unter dem Abschnitt „Gut zu wissen“). Anschließend Ausformulieren und Kommunikation der neuen Regeln und Empfehlungen für Dienstreisen (ca. 12-16 Std. insgesamt).
mehr Aufwand für die Umstellung interner Prozesse für Dienstreisebuchungen, z.B. durch geänderte Genehmigungsverfahren für Dienstreisen oder eine zusätzliche Erfassung der CO2-Emissionen aller Reisen, um die Emissionen, die durch Dienstreisen in Ihrem Unternehmen entstehen, besser im Blick zu haben und weitere mögliche Einsparpotentiale zu identifizieren.

*Bitte beachten Sie, dass unsere Angaben zum Aufwand nur Schätzungen sind und stark variieren können, abhängig von verschiedenen Unternehmensparametern wie z.B. Größe, Branche, Ressourcenbedarf.

Gut zu wissen

Perspektivisch empfehlen wir, das Thema Mobilität systematisch und ganzheitlich zu betrachten, um dauerhaft und auf allen Ebenen die Mobilitätsbilanz in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Dazu gehört die Umsetzung mehrerer, aufeinander abgestimmter Maßnahmen, wie z.B. die Einführung von E-Fahrzeugen und Ladesäulen oder mehr Fahrradabstellplätzen. Siehe auch die Maßnahmen „Elektromobilität„, „Job-Tickets“ und „Leasing von Fahrrädern„.
Generell sollte Ihre Dienstreiserichtlinie klare Vorgaben zu den folgenden Punkten enthalten: 1) unter welchen Voraussetzungen Dienstreisen stattfinden dürfen und wann sie durch Online-Formate ersetzt werden sollten; 2) wann welches Verkehrsmittel genutzt werden sollte; 3) ob und ab wann Ihre Mitarbeitenden eine BahnCard erhalten, die sie auch privat nutzen können. Weitere Informationen zu nachhaltigen Dienstreisen mit der Deutschen Bahn erhalten Sie auf den Seiten von bahn.business.
Unvermeidbare CO2-Emissionen, die durch Dienstreisen in Ihrem Unternehmen anfallen, können Sie durch die Förderung von Klimaschutzprojekten kompensieren. Hierbei ist es empfehlenswert, Projekte auszuwählen, die einem gängigen Kompensationsstandard entsprechen und individuell zu prüfen, ob diese Ihnen sinnvoll erscheinen und zu Ihrem Unternehmen passen. In Deutschland häufig angewandte Kompensationsstandards sind z.B. der Clean Development Mechanism (CDM), der Gold Standard for the Global Goals (GS4GG) oder der Verified Carbon Standard (VCS). Gängige Anbieter solcher Kompensationsprojekte sind u.a. atmosfair, MoorFutures, Moorland®KlimaSpende, MyClimate Deutschland oder PRIMAKLIMA.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Recherche und Regeln für Dienstreisen aufstellen oder eine bestehende Dienstreiserichtlinie überarbeiten

Als erster Schritt empfiehlt sich die Prüfung Ihrer bestehenden Dienstreiserichtlinie, wenn bereits vorhanden. Überlegen Sie, was sich bei Ihren Dienstreisen schnell anpassen und nachhaltiger gestalten lässt. Hierzu können Sie z.B. auch nach Vorlagen/Mustern für Dienstreiserichtlinien suchen (siehe ein Beispiel für umweltfreundliche Dienstreiseregeln unter „Links und Dokumente/Musterverträge“) und diese dann ggf. übernehmen oder für Ihr Unternehmen entsprechend anpassen.

Da es bei Dienstreisen auch einen sozialen Aspekt zu beachten gibt, wie eine vertretbare Reisezeit für Mitarbeitende, kann es auch gewinnbringend sein, aktiv Ihre Mitarbeitenden einzubinden, die vielleicht als Betroffene von Dienstreisen noch andere gute Ideen und Anregungen zu dem Thema haben und so auch ihre eigenen Erfahrungen mit (nachhaltigen) Dienstreisen einbringen können.

Sie könnten beispielsweise damit beginnen, Inlandsflüge grundsätzlich durch Bahnfahrten zu ersetzen. Formulieren Sie dazu eine passende Regel, wie „wenn kein dringender Grund dagegen spricht, sind bei Inlandsreisen ausschließlich Bahnfahrten zu buchen“.
Zudem können Sie für internationale Dienstreisen festlegen, dass nur Direktflüge gebucht werden, da diese weniger Emissionen verursachen als Flüge mit Zwischenstopps.
Außerdem können Sie die lokale Fortbewegung Ihrer Mitarbeitenden am Zielort der Dienstreise oder für Dienstgänge im selben Ort durch entsprechende Leitlinien, z.B. zur Nutzung von Fahrrädern, öffentlichen Verkehrsmitteln oder Carsharing-Angeboten, nachhaltiger gestalten.

Bei diesem ersten Schritt können Sie außerdem entscheiden, ob Sie unvermeidbare Emissionen, die durch absolut notwendige Dienstreisen in Ihrem Unternehmen entstehen, generell durch Investitionen in Klimaschutzprojekte kompensieren möchten. Hinweise zu möglichen Anbietern solcher Kompensationsprojekte sowie zu gängigen Standards derartiger Projekte finden Sie im vorherigen Abschnitt „Gut zu wissen“; die entsprechenden Links finden Sie am Ende dieser Seite unter der Auflistung „Links und Dokumente/Musterverträge“.

Schritt 2: Mitarbeitende informieren und Prozesse anpassen

Informieren Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und die zuständige Abteilung über die neue Dienstreiserichtlinie und passen Sie ggf. interne Prozesse an, wie das Genehmigungsverfahren für die Reisebuchung. Eventuell empfiehlt sich hier auch die Einführung der Erfassung aller CO2-Emissionen Ihrer Dienstreisen, um die entstandenen Emissionen besser im Blick zu haben und weitere mögliche Einsparpotentiale zu identifizieren

Schritt 3. Vor jeder Reisebuchung

Prüfen Sie, ob die Reise wirklich notwendig ist oder sich zum Beispiel durch eine Videokonferenz ersetzen lässt. Auch die Anzahl der Reisenden sollte auf den Prüfstand gestellt werden. Vielleicht reicht es, wenn ein Teammitglied anreist und die anderen anschließend informiert. Zudem können Sie die Häufigkeit Ihrer Dienstreisen überprüfen und ggf. wiederkehrende Termine in einem größeren Abstand stattfinden lassen und einige dieser Termine durch Online-Meetings ersetzen. Unter Umständen lassen sich Dienstreisen auch miteinander kombinieren, z.B. wenn Sie mehrere separate Termine an dem gleichen Ort organisieren, und sind damit meist umweltfreundlicher als zwei einzelne Dienstreisen.

Wer hat es schon gemacht?

„Es ist im Prinzip eine gute Grundlage, wenn die Mitarbeitenden gut darüber informiert sind, was CO2 bewirkt und warum es sinnvoll ist, CO2 einzusparen. Das geht auf verschiedene Weisen: z.B. Heizung nicht so hochdrehen oder sich bei Dienstreisen zu überlegen, wie man da CO2 reduzieren und vermeiden kann. Es ist gut, Regelungen zu treffen bei Dienstreisen und die Leute wissen zu lassen: Die sind nicht willkürlich. Wenn man die Mitarbeitenden wissen lässt, wie es begründet ist, dann ist es relativ einfach, nachhaltige Dienstreisen umzusetzen.“

Alexandra Knauer, Geschäftsführerin und Inhaberin

KNAUER Wissenschaftliche Geräte GmbH

AKnauer@knauer.net

Als ein Beispiel für einfach umzusetzende Regeln, die Sie in Ihre Dienstreiserichtlinie mit aufnehmen können, um Dienstreisen nachhaltiger zu gestalten, finden Sie die Leitlinien für umweltverträgliche Dienstreisen im Umweltbundesamt hier.